워드·엑셀·파워포인트를 외부에 보내기 전 문서 검사 체크리스트

삭제 버튼보다 먼저 복사본을 만드세요

Microsoft는 문서 검사기로 제거한 데이터를 항상 복원할 수 있는 것은 아니므로 원본 문서의 복사본에서 검사하라고 안내합니다. 공동 작업 기록과 숨은 시트가 업무상 필요한 경우도 있기 때문에, 외부 공유용 사본과 내부 보관 원본의 목적을 먼저 나눠야 합니다.

파일 형식마다 숨은 정보가 다릅니다

Word에는 변경 내용과 숨김 텍스트, Excel에는 숨은 행·열·워크시트와 외부 연결, PowerPoint에는 슬라이드 밖 개체·발표자 노트·보이지 않는 슬라이드가 남을 수 있습니다. 작성자만 지우고 끝내면 문서의 다른 구조가 그대로 전달될 수 있습니다.

문서 검사기가 발견하지만 자동으로 제거하지 못하는 개체도 있습니다. 결과 화면을 닫지 말고 항목별 설명을 읽은 뒤 수동 정리 여부를 결정해야 합니다.

외부 공유용 사본 점검 순서

아래 순서는 Word·Excel·PowerPoint의 공통 흐름입니다. 메뉴 이름은 제품 버전에 따라 조금 다를 수 있습니다.

1. 파일을 복제하고 이름에 ‘외부공유본’처럼 용도를 명확히 표시합니다.
2. 파일 > 정보 > 문제 확인 > 문서 검사를 엽니다.
3. 모든 검사 항목을 실행하되 결과를 읽기 전 일괄 삭제하지 않습니다.
4. 필요한 협업 기록을 원본에 보존했는지 확인한 뒤 공유본에서 제거합니다.
5. 파일을 다시 열고 수식·차트·링크·글꼴·접근성 설명이 손상되지 않았는지 확인합니다.